http://www.bancaditalia.it/homepage/notizie/uif/revisione-sistema-gestione-operazioni-sospette/Comunicato.pdf

ALLEGATO 1
1 REGOLE GENERALI
La segnalazione di operazioni sospette ha lo scopo di portare a conoscenza
della UIF le operazioni per le quali si sa, si sospetta o si hanno ragionevoli
motivi per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate
operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
In tale quadro, la segnalazione – che può riferirsi a una singola transazione o a
più transazioni che appaiano tra loro funzionalmente e/o economicamente
collegate – deve riportare tutti e solo gli elementi che consentano alla UIF di
avviare gli eventuali approfondimenti e di valutarne, anche mediante la
ricostruzione della loro genesi, l’effettiva natura sospetta alla luce anche delle
anomalie individuate.
Il nuovo modello segnaletico – unico per tutte le categorie di segnalanti – si
propone di consentire, con maggior flessibilità rispetto al passato, la
segnalazione di tutti gli elementi necessari e utili per una chiara comprensione
dei comportamenti segnalati. E’ prevista una più netta separazione fra i dati
informativi di dettaglio, forniti in forma strutturata, - operazioni, soggetti, rapporti
e legami fra gli stessi - e gli elementi descrittivi in forma libera, che devono
necessariamente richiamare, in modo sintetico, gli anzidetti dati strutturati, al
fine di illustrare l’operatività, le anomalie e i motivi del sospetto.
In via generale, la segnalazione deve riportare tutte le operazioni ritenute
sospette; tuttavia, in caso di operatività estese o ripetitive sono stati adottati
accorgimenti per ridurre l’onere segnaletico. E’ inoltre possibile indicare nella
segnalazione tutti i soggetti rilevanti con riferimento all’operatività sospetta,
anche qualora privi di diretti legami giuridico-formali con l’operazione, ivi
compresi i beneficiari effettivi.
2
La struttura della segnalazione agevola – per gli intermediari – la rilevazione dei
dati dalle evidenze del sistema informativo aziendale, favorendo la
focalizzazione dei segnalanti sulla valutazione dell’operatività segnalata. I
segnalanti obbligati alla tenuta dell’Archivio Unico Informatico potranno
desumere dallo stesso i dati necessari alla compilazione della segnalazione.
Il tracciato segnaletico prevede che la segnalazione possa essere arricchita con
documentazione aggiuntiva (es.: estratti conto, microfilmature di assegni,
messaggi swift, estratti dell’AUI) negli stretti limiti in cui ciò appaia necessario
per la piena comprensione dell’operatività sospetta, specie laddove quest’ultima
risulti particolarmente ampia e complessa. Il segnalante, entrato in possesso di
ulteriore documentazione rilevante successivamente all’inoltro della
segnalazione, non dovrà redigere una nuova segnalazione, ma – previo
accordo con la UIF – dovrà trasmettere i soli documenti in questione, con
l’indicazione del numero di protocollo UIF della segnalazione cui gli stessi vanno
riferiti.
Qualora il segnalante effettui segnalazioni su operatività che egli ritenga
connesse ad altre precedentemente segnalate dovrà evidenziare che si tratta di
‘segnalazione collegata’1, riportando nell’apposito campo il numero di protocollo
assegnato alla segnalazione alla quale si vuol fare riferimento. Nel caso in cui il
segnalante non disponga ancora del numero di protocollo della segnalazione, il
collegamento deve essere effettuato richiamando l’identificativo della
segnalazione (composto da anno, modalità di inoltro e numero progressivo)2.
1 Nell’indicare il tipo di collegamento il segnalante deve esprimere le ragioni che lo hanno portato a collegare
le due segnalazioni. In particolare, in assenza di evidenti connessioni oggettive fra le operazioni, il
segnalante potrà comunque attivare il collegamento, indicando che la riconducibilità ai medesimi soggetti (di
per sé non sufficiente per il collegamento), o la ricorrenza delle medesime modalità operative, lo inducono a
credere che nel caso specifico si possa essere in presenza di un unico disegno criminoso.
2
Nel caso in cui sia indicato il numero di protocollo, gli attribuiti che compongono l’identificativo della
segnalazione (anno, modalità di inoltro e progressivo) devono essere tutti valorizzati con il valore
convenzionale “00”. Nel caso alternativo in cui sia indicato l’identificativo della segnalazione, il numero di
protocollo deve essere valorizzato con il codice convenzionale “00”.
Esempio 1: Segnalazione collegata di cui si conosce il numero di protocollo assegnato dalla UIF
Anno = ”00”
Modalità di Inoltro = ”00”
Progressivo della segnalazione = ”00”
Numero di Protocollo = ”UF201100000000005432”
Esempio 2: Segnalazione collegata di cui non si conosce il numero di protocollo assegnato dalla UIF
Anno = ”2011”
Modalità di Inoltro =”02”
Progressivo della segnalazione = ”12345”
Numero di Protocollo=”00”
3
Al fine di migliorare la qualità delle segnalazioni, il nuovo sistema segnaletico
prevede un’ampia gamma di controlli che non esaurisce ovviamente il
complesso delle compatibilità “logiche” che deve sussistere fra le informazioni
riportate nella segnalazione.
Tali controlli:
· dovranno essere attivati dal segnalante prima del formale invio, mediante
un’apposita funzionalità di diagnostica attivabile on-line sul sito della UIF, al
fine di individuare errori o anomalie che impedirebbero l’acquisizione della
segnalazione o che potrebbero inficiarne l’utilità;
· saranno in ogni caso effettuati dalla UIF preliminarmente all’acquisizione
delle segnalazioni.
In seguito a tali ultimi controlli, il segnalante riceverà alternativamente:
· la conferma dell’acquisizione senza errori;
· la comunicazione dello scarto a seguito di errori ‘bloccanti’;
· la comunicazione di acquisizione con notifica di presenza di anomalie non
‘bloccanti’.
In caso di scarto il segnalante dovrà tempestivamente trasmettere una
segnalazione corretta. Nel caso di acquisizione con notifica della presenza di
anomalie non bloccanti, dovrà attentamente valutare le stesse al fine di
verificare se si tratti di effettivi errori od omissioni e, in tal caso, dovrà
trasmettere una segnalazione sostitutiva recante tutti gli elementi corretti, ivi
compresi quelli già trasmessi originariamente.
Le informazioni contenute nelle segnalazioni di operazioni sospette possono
essere ricondotte ai seguenti segmenti:
· dati identificativi della segnalazione ed elementi caratterizzanti, nel
complesso, l’operatività segnalata;
· dati informativi, in forma strutturata:

sulle operazioni di interesse (in ogni caso la segnalazione deve riportare
almeno un’operazione sospetta)

sui soggetti (in ogni caso la segnalazione deve riportare almeno un
soggetto)

sui rapporti (nessuno, uno o più)
4

sui legami intercorrenti fra i citati elementi (non possono essere presenti
nelle segnalazioni operazioni, soggetti, o rapporti privi di almeno un
legame con un altro elemento);
· dati descrittivi in forma libera sull’operatività segnalata e sui motivi del
sospetto;
· documenti eventualmente allegati.
Nel rinviare all’allegato 2 per il dettaglio completo dei contenuti della
segnalazione, si forniscono di seguito alcune indicazioni sugli elementi di
principale novità.
5
2 SEZIONI INFORMATIVE
2.1 DATI IDENTIFICATIVI DELLA SEGNALAZIONE ED ELEMENTI
CARATTERIZZANTI L’OPERATIVITÀ SEGNALATA
La segnalazione, cui in fase di trasmissione il segnalante assegna un numero
progressivo annuale3, assume al momento dell’acquisizione presso la UIF un
numero identificativo univoco (numero di protocollo).
Esistono due tipi di segnalazione: originaria o sostitutiva. La segnalazione
sostitutiva ottempera alla necessità di rettificare i dati contenuti in una
segnalazione originaria e può essere trasmessa su iniziativa del segnalante
ovvero su richiesta della UIF a seguito del riscontro di anomalie, incongruenze o
errori nel contenuto della segnalazione originaria. La segnalazione sostitutiva
prende integralmente il posto di quella iniziale ed è pertanto una segnalazione
completa di tutte le informazioni. Essa riporta, mediante specifici attributi, gli
estremi identificativi della segnalazione che va a sostituire e i motivi della
sostituzione.
Le segnalazioni sono riconducibili a tre categorie di sospetto: riciclaggio,
finanziamento del terrorismo, finanziamento di programmi di proliferazione di
armi di distruzione di massa4.
Ogni segnalazione dovrà esplicitare l’evento o l’attività all’origine del sospetto
del segnalante (es.: notizie di provvedimenti, sistemi di rilevazione interni,
comportamento sospetto tenuto dal cliente). Nel caso in cui concorrano più
elementi, andrà indicato solo il più rilevante.
Laddove la segnalazione sia stata preceduta da una richiesta alla UIF di
valutazione dell’ipotesi di sospensione dell’operatività segnalata ai sensi dell’art.
6, comma 7, lettera c) del d. lgs. 231/07, la circostanza deve essere evidenziata
3 Nel caso in cui la segnalazione sia predisposta utilizzando il dataentry disponibile sul portale della Banca
d’Italia il numero progressivo è assegnato automaticamente dal sistema.
4
A seguito dell’entrata in vigore del Regolamento CE 1110/2008 (che ha modificato il Regolamento CE
423/2007), la Banca d'Italia con Provvedimento del 13 novembre 2009 “recante indicazioni operative per
l’esercizio di controlli rafforzati contro il finanziamento dei programmi di proliferazione di armi di distruzione di
massa” ha esteso gli obblighi segnaletici a carico degli intermediari alle operazioni sospette riconducibili al
finanziamento delle attività di proliferazione.
6
valorizzando lo specifico attributo. Nel caso in cui sia stato già emesso dalla UIF
formale provvedimento di sospensione, ne andranno riportati gli estremi
identificativi.
La segnalazione è corredata da un giudizio di valutazione del rischio di
riciclaggio o di finanziamento al terrorismo dell’operatività segnalata, espresso
dal segnalante secondo il proprio prudente apprezzamento anche tenendo
conto dei criteri indicati nell’art. 20 del d.lgs. 231/07.
Nel caso in cui – a giudizio del segnalante – l’operatività segnalata sia
identificabile con uno dei modelli e schemi rappresentativi di comportamenti
anomali diffusi dalla UIF, dovrà essere specificato il tipo di fenomeno
individuato5.
Il segnalante, se a conoscenza di uno o più provvedimenti giudiziari,
investigativi o amministrativi presumibilmente connessi all’operatività segnalata,
dovrà fornirne gli elementi identificativi valorizzando specifici attributi. Tale
informazione andrà sempre resa quando il provvedimento sia stato notificato al
segnalante e in particolare quando la conoscenza dell’esistenza di un
provvedimento sia stata indicata come origine stessa della segnalazione. Il
segnalante potrà limitarsi a fornire le sole informazioni in suo possesso, avendo
cura di specificare – quantomeno nella nota descrittiva – il/i soggetto/i a carico
del/i quale/i è stato emesso il provvedimento.
La rappresentazione delle dimensioni complessive assunte dall’operatività
sospetta individuata dal segnalante assume significativa, anche se non
determinante, rilevanza. Al fine di fornire un immediato indicatore delle
dimensioni dell’operatività sospetta, il segnalante ne dovrà sempre specificare
nella segnalazione e l’ammontare complessivo (rappresentato dalla somma
degli importi di tutte le operazioni ritenute sospette)6 e il numero delle operazioni
giudicate sospette che la compongono; ai fini di tale indicazione si prescinde dai
soggetti e dai rapporti interessati e può essere fornito eventualmente un dato di
stima nel caso in cui i dati non possano essere puntualmente rilevati (es:
5 Al fine di assicurare la massima omogeneità nella riconduzione dei comportamenti sospetti ai possibili
sottostanti fenomeni, l’attributo in parola ha un dominio limitato ai fenomeni per cui siano stati diffusi gli
schemi o modelli. Nel tempo lo stesso potrà essere esteso in relazione ad altri schemi resi noti o ad insiemi
di indicatori di anomalia individuati dalla UIF.
6 Non rileva sotto questo profilo l’eventuale segno (dare o avere) delle operazioni e non devono essere
effettuate compressioni per operazioni di segno opposto.
7
operatività complessa e protratta nel tempo). L’ammontare dell’operatività
sospetta non potrà essere inferiore all’importo complessivo delle operazioni
segnalate come sospette nella sezione dei dati informativi strutturati; nel caso in
cui risulti sospetta e venga segnalata un’unica operazione, l’importo di
quest’ultima coinciderà con l’ammontare dell’operatività sospetta.
Nel caso in cui l’operatività sospetta comprenda solo operazioni oggetto di
prestazioni professionali o di operatori non finanziari, per le quali non sia
quantificabile, neanche in via di stima, un importo, si dovrà valorizzare questo
attributo con il valore convenzionale 0.
Nel caso in cui venga inviata una segnalazione collegata ad altra già inoltrata,
l’importo complessivo dell’operatività sospetta deve essere riferito al solo
periodo intercorso tra l’invio della prima segnalazione e la trasmissione della
collegata.
8
2.2 DATI INFORMATIVI IN FORMA STRUTTURATA
2.2.1 OPERAZIONI
Il sistema segnaletico del d.lgs. 231/2007 si fonda sull’obbligo – per determinate
categorie di soggetti – di inviare tempestivamente alla UIF una segnalazione di
operazioni sospette quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per
sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di
riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Il sospetto è desunto dalle
caratteristiche, entità, natura dell'operazione o da qualsivoglia altra circostanza
conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della
capacità economica e dell'attività svolta dal soggetto cui è riferita, in base agli
elementi a disposizione dei segnalanti.
Le operazioni – singole o tra loro funzionalmente connesse in modo da
rappresentare una più complessa ‘operatività’ – rappresentano, dunque,
l’elemento fondamentale della segnalazione.
Di regola, al fine di fornire un’esaustiva informazione sull’operatività che ha
destato sospetti, devono essere dettagliate tutte le operazioni per le quali
ricorrono i presupposti della segnalazione.
L’applicazione assoluta di tale regola, specie nei casi di rilevante complessità
operativa, potrebbe risultare inopportuna in quanto l’eccesso di dettaglio – oltre
ad essere inutilmente oneroso per il segnalante – potrebbe compromettere la
stessa efficacia rappresentativa della segnalazione nel suo complesso.
Pertanto, nel caso di numerose operazioni sospette, al fine di ridurre l’onere
segnaletico, è consentito limitarsi a segnalare quelle ritenute più significative e
rappresentative della complessiva attività. Le operazioni sospette non segnalate
in questa sezione concorreranno comunque al dato sulle dimensioni
dell’operatività sospetta complessiva, di cui alla precedente sezione.
Per rendere più agevole la segnalazione di operazioni a carattere ripetitivo è
consentito – sempre che non venga inficiata la chiara e completa
rappresentazione dei fenomeni segnalati – segnalare operazioni ‘cumulate’,
9
costituite da una pluralità di operazioni della medesima tipologia, segno
monetario e valuta, disposte in un determinato intervallo temporale7.
In presenza di specifiche operazioni, pur con le medesime caratteristiche di altre
segnalate, ma che assumano autonoma rilevanza ai fini del sospetto, non si
dovrà ricorrere all’aggregazione delle stesse in un’operazione cumulata, ma
dovranno essere evidenziate singolarmente.
Di norma, l’operazione ‘cumulata’ è impiegata per aggregare operazioni che
possono essere compiutamente descritte con un numero limitato di informazioni
(es.: versamenti o prelevamenti di contante).
Per le tipologie di operazioni che prevedono l’esistenza di una controparte (es.:
disposizioni di pagamento), la rappresentazione in forma ‘cumulata’ è ammessa
solo nel caso in cui vi sia un’unica controparte, ovvero quando le controparti
non siano ricorrenti e/o non siano rilevanti ai fini del sospetto8. Al contrario, in
presenza di una pluralità di controparti ricorrenti e/o rilevanti, le operazioni
devono essere segnalate singolarmente e non possono essere cumulate.
Ovviamente, l’importo delle operazioni segnalate come singole non può in alcun
caso essere ricompreso in nessun importo cumulato.
Le operazioni – singole o cumulate – non eseguite in quanto rifiutate, ritirate, o
in attesa di esecuzione (es.: in attesa di una decisione della UIF circa una
sospensione), sono contrassegnate mediante la valorizzazione di uno specifico
attributo.
Al fine di fornire un quadro completo dell’operatività sospetta, risulta spesso
necessario richiamare anche operazioni individualmente ‘non sospette’ ma
collegate all’operatività oggetto di sospetto (es.: operazioni che hanno concorso
a formare la provvista, erogazione di finanziamenti per i quali vengono fornite
garanzie con attività di dubbia liceità). L’inserimento di dette operazioni dovrà
essere limitato soltanto a quelle necessarie per la comprensione e
l’apprezzamento delle operazioni sospette e potrà avvalersi, ove possibile,
dell’indicazione in forma ‘cumulata’ (cfr. supra). Le operazioni ‘non sospette’
sono individuate dalla presenza di un apposito attributo nel tracciato
segnaletico.
7 Non possono essere tuttavia aggregate operazioni qualificate come sospette con operazioni ritenute non
sospette e operazioni eseguite con operazioni non eseguite.
8 Come nel caso di una moltitudine di operazioni di importo non significativo con controparti diverse.
10
Le operazioni sono descritte dal segnalante mediante un insieme di attributi che
ne identificano, tra l’altro, il segno monetario, la valuta, l’importo, il luogo, la
data di esecuzione e quella di richiesta; per le operazioni bancarie, è
necessario indicare anche l’ABI-CAB dello sportello presso cui le stesse sono
state regolate oppure richieste.
L’importo è sempre espresso come controvalore in euro; nell’apposito attributo
deve essere comunque indicata la valuta originaria; è prevista, per alcune
categorie di operazioni, l’indicazione dell’importo, anche in quota parte,
eventualmente regolato in contanti.
Per determinate tipologie di operazioni il segnalante deve fornire ulteriori
dettagli informativi, finalizzati a meglio qualificarle. Le operazioni in titoli di
credito (es.: richiesta di emissione di assegni circolari, versamento di assegni
bancari) prevedono, tra l’altro, l’indicazione del tipo di titolo e del numero
identificativo; le disposizioni di pagamento (bonifici) prevedono la descrizione
della causale dell’operazione; le operazioni di ‘money transfer’ prevedono
l’indicazione dei luoghi di provenienza/destinazione dei fondi.
Relativamente alle operazioni di bonifico, il segnalante è tenuto a censire oltre
al rapporto di conto del proprio cliente, anche quello del soggetto controparte e i
dati identificativi dell’intermediario bancario presso cui lo stesso è incardinato
(cfr. ATTRIBUTI SPECIFICI DELL’INTERMEDIARIO DIVERSO DAL SEGNALANTE nell’Allegato
2). Infine, anche qualora ne conosca solo il nome e il cognome o la
denominazione, il segnalante dovrà registrare la controparte tra i soggetti della
segnalazione e collegarla, tramite apposito legame, sia con l’operazione di
bonifico, sia con il rapporto, non dimenticando di stabilire un legame reciproco
anche tra questi due elementi.
Analogamente, per le operazioni in titoli, al fine di rendere noti i dati
dell’intermediario della controparte (es: banca e filiale trattaria/emittente o
negoziatrice dei titoli) il segnalante potrà censire gli stessi nella sezione relativa
al rapporto, anche ove non ne conosca l’intestatario.
I professionisti e gli operatori non finanziari, quando segnalano un’operazione a
carattere non finanziario (es. compravendita), devono aver cura di segnalare
anche le correlate operazioni di regolamento finanziario (es. pagamento del
prezzo) quando assumono rilevanza ai fini del sospetto.
11
Per le operazioni per le quali si sia avvalso di soggetti terzi (es.: agenti,
mediatori, promotori, dipendenti e collaboratori), il segnalante dovrà fornire i dati
anagrafici di questi ultimi, comprensivi degli eventuali estremi di iscrizione nei
relativi elenchi ufficiali, salvo nei casi in cui la segnalazione sia fatta su
sollecitazione di questi ultimi ai sensi dell’art. 45 del D.lgs. 231/2007.
Qualora le operazioni censite come sospette siano oggetto di prestazioni
professionali o di operatori non finanziari per le quali non sia quantificabile un
importo, il relativo attributo dovrà essere valorizzato con il valore convenzionale
0.
2.2.2 SOGGETTI
Il nuovo modello segnaletico è diretto a consentire una maggiore flessibilità,
rispetto al precedente, nella segnalazione dei soggetti. In particolare, tutti i
soggetti menzionati nella sezione descrittiva (descrizione dell’operazione, motivi
del sospetto) devono trovare riscontro nella rispettiva sezione informativa.9
Devono, quindi, essere segnalati, in maniera strutturata, tutti i soggetti coinvolti
– a vario titolo – nell’operatività ritenuta sospetta. Rientrano fra tali soggetti non
solo quelli caratterizzati da legami giuridico-formali con l’operazione (es.
l’intestatario del conto su cui essa viene eseguita, il procuratore, il delegato per
l’esecuzione, le controparti finanziarie di operazioni sospette, quando note) ma
anche i soggetti ritenuti connessi da legami fattuali, purché effettivamente
significativi nella valutazione dei sospetti manifestati (es.: le persone
sistematicamente presenti all’esecuzione delle operazioni). In particolare, deve
essere sempre riportato, quando esiste, il titolare effettivo.
Oltre ai soggetti direttamente collegati alle operazioni segnalate possono essere
riportati nella sezione in discorso anche altri soggetti ad essi collegati (es.:
familiari, soci, coimputati); tale possibilità deve ovviamente essere utilizzata
negli stretti limiti in cui tali richiami siano effettivamente necessari per la
ricostruzione delle operazioni o del contesto o per la valutazione del sospetto
manifestato.
9 Naturalmente la regola non si applica ai soggetti palesemente estranei all’operatività segnalata (la cui
citazione anche in nota descrittiva peraltro andrà attentamente ponderata).
12
I legami fra soggetti, fra soggetti ed operazioni e fra soggetti e rapporti devono
essere esplicitati nell’apposita sezione ‘Legami’. Non sono ammessi soggetti
che non siano referenziati in almeno un legame (con un’operazione, con un
rapporto o con un altro soggetto).
Il soggetto segnalato può essere una “persona fisica” o una “persona non fisica”
Le informazioni sui soggetti, oltre agli attributi anagrafici, devono ricomprendere,
tra l’altro: gli estremi del documento di identità o di riconoscimento (ove il
segnalante abbia effettuato l’identificazione formale), il codice identificativo
attribuito al soggetto dalla Centrale dei Rischi (qualora già noto al segnalante10),
notizie sulla sua classificazione economica (codice Ateco, sottogruppo di attività
economica). Per le “persone non fisiche” occorre indicare, tra l’altro, se noti, gli
estremi dell’iscrizione alla CCIAA (ove esistente), la sede legale, quella
amministrativa e quella della eventuale casa madre. Per le “persone non
fisiche” insediate in uno stato estero deve essere indicato, se noto, anche il
nome della città della sede legale.
Nel caso di imprese individuali, devono essere separatamente segnalati sia la
persona fisica dell’imprenditore (al fine di rilevarne i dati anagrafici), che la sua
ditta, che , convenzionalmente, va messa fra le “persone non fisiche”,(al fine di
rilevarne gli elementi tipici dell’attività economica).11 Fra la persona
dell’imprenditore e la sua ditta va individuato un legame di titolarità di impresa
individuale (“titolare di ditta individuale”).
Qualora il segnalante non disponga di tutte le informazioni anagrafiche previste
(ad esempio in caso di soggetti non clienti, di controparti finanziarie, ecc.)
possono essere riportate le sole informazioni disponibili, con l’indicazione
almeno del nome e del cognome o, per le persone giuridiche, della
denominazione.
Per ogni soggetto segnalato il segnalante deve altresì specificare se:
· risulta ‘persona politicamente esposta’ (PEP), secondo la previsione dell’art.
1, comma 2, lett. o) del decreto e secondo quanto ulteriormente specificato
nell’art. 1 dell’allegato tecnico del decreto stesso;
10 Pertanto non andranno indirizzate richieste alla Centrale dei Rischi al solo scopo di acquisire il codice.
11 In tal caso, quale “denominazione” va indicata la “ditta”, cioè la denominazione commerciale utilizzata
dall’imprenditore nell’esercizio dell’impresa segnalata (art. 2563 c.c.).
13
· è designato in liste di terrorismo, indicando la tipologia di lista in cui risulta
inserito (Regolamenti UE, lista Ofac). Gli estremi della lista e i dati con cui è
identificato al suo interno il soggetto con cui si è ravvisata la corrispondenza
devono essere riportati nella nota descrittiva e non nella sezione strutturata
relativa ai dati anagrafici dei soggetti segnalati.
Il segnalante dovrà inoltre fornire alcune informazioni sull’eventuale rapporto
contrattuale intrattenuto con il soggetto segnalato, sulla sua posizione creditizia,
sulla eventuale esistenza di informazioni pregiudizievoli a suo carico.
Nel caso in cui il soggetto segnalato sia un cliente, il segnalante deve indicare il
profilo di rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo attribuitogli in
base ai propri sistemi interni di valutazione, secondo i livelli di rischio previsti
dallo schema segnaletico (cfr. all. 2); deve altresì specificare se abbia una
esposizione creditizia. Qualora ne sia a conoscenza, il segnalante deve indicare
l’esistenza di procedure pregiudizievoli a carico del soggetto (es.: fallimenti,
protesti, sequestri) e, per le “persone non fisiche”, la situazione giuridica (es.:
società cancellata dal registro delle imprese). I relativi dettagli informativi
saranno forniti nella nota descrittiva della segnalazione.
Le notizie circa l’esistenza di provvedimenti a carico di soggetti segnalati
trovano collocazione tra i dati identificativi della segnalazione (cfr. supra).
Per i soggetti valgono le seguenti regole di compilazione:
1. ogni segnalazione deve contenere, salvo casi eccezionali, almeno un
soggetto persona fisica;
2. ogni soggetto segnalato deve essere legato almeno ad un’operazione, ad
un rapporto o ad un altro soggetto; in una catena di legami tra soggetti,
almeno uno deve avere un legame o con un’operazione o con un
rapporto.
3. quando noto – e dunque sempre nel caso di soggetti qualificati come
clienti – deve essere segnalato, come soggetto persona fisica, il legale
rappresentante dei soggetti “persona non fisica”;
14
2.2.3 RAPPORTI
Di regola devono essere segnalati esclusivamente i rapporti, intrattenuti con il
segnalante o con altri operatori, direttamente interessati dall’operatività
segnalata come sospetta o necessari alla comprensione della stessa.
Ai fini di un’adeguata rappresentazione del contesto operativo andrà
attentamente valutata l’opportunità di evidenziare nella sezione informativa
anche i rapporti – pur non evidentemente riconducibili all’operatività ritenuta
sospetta – intrattenuti con il segnalante di cui siano intestatari o titolari effettivi
soggetti per i quali siano stati avvalorati legami con una o più operazioni
ritenute sospette.
Devono essere riportati nella segnalazione anche i rapporti – non intrattenuti
con il segnalante – connessi all’operatività sospetta ove il segnalante ne abbia
conoscenza in ragione dell’attività svolta (sulla base, ad esempio, di
documentazioni o dichiarazioni rese dal soggetto interessato ovvero desumibili
da disposizioni di giro su conti intestati allo stesso soggetto presso altri
intermediari o ancora dall'esistenza di garanzie prestate sotto forma di certificati
di deposito o libretti di risparmio nominativi, intestati al soggetto segnalato,
emessi da altri istituti). Tale regola si applica anche nel caso di rapporti riferiti a
operazioni sospette segnalate in forma cumulata.
Per ciascun rapporto segnalato intrattenuto presso di sé, il segnalante deve
specificare la categoria12, il numero identificativo, la data di accensione e di
estinzione (se estinto alla data della segnalazione), il codice ABI - CAB della
filiale presso cui è incardinato (per i rapporti bancari). Deve inoltre indicare se il
rapporto sia sottoposto a particolari condizioni che ne vincolano l’utilizzo (es.:
scudato ex lege, sequestrato, congelato, dedicato).
Per i rapporti bancari – di norma quelli destinati ad accogliere operazioni di
pagamento – il segnalante deve indicare anche il codice IBAN del rapporto
oppure – limitatamente a rapporti intrattenuti all’estero il cui codice IBAN non
sia disponibile - il codice BIC.
Per le prestazioni professionali che si esauriscono in un solo atto, non devono
essere segnalati rapporti.
12 O riportarne una breve descrizione, qualora il rapporto non trovi riscontro in alcuna delle categorie previste
dal modello segnaletico.
15
Qualora il rapporto sia stato instaurato presso altro operatore, il segnalante
potrà fornire solamente i dettagli di cui sia a conoscenza ma dovrà comunque
fornire i riferimenti dell’operatore stesso.
Oltre a quanto sopra specificato, si precisa, infine, che:
· in una segnalazione non deve essere necessariamente segnalato un
rapporto;
· un rapporto deve avere quantomeno un legame o con un’operazione o con
un soggetto segnalato;
· un rapporto segnalato può non avere alcun legame con le operazioni
segnalate13.
2.2.4 DATI STORICI DEI RAPPORTI
Al fine di meglio inquadrare il contesto operativo nel quale si è concretizzata
l’operatività sospetta, il segnalante ha la facoltà di compilare un’apposita
sezione riportante i dati storici (fino a 24 mesi precedenti la segnalazione) sulla
movimentazione dei rapporti intrattenuti presso di sé, qualora tali dati siano
significativi.
La movimentazione va aggregata su base annua per tipologia di operazione e
per segno, specificando l’importo complessivo, il numero di operazioni –
sospette e non – e il periodo temporale di riferimento14.
2.2.5 LEGAMI
I legami sono relazioni intercorrenti tra i soggetti, le operazioni e i rapporti che
figurano nella segnalazione. Essi devono trovare evidenza nella apposita
sezione strutturata. I legami possono essere:
· tra soggetti e operazioni,
· tra soggetti e rapporti,
· tra più soggetti;
· tra operazioni e rapporti.
13 E’ il caso di un rapporto riconducibile ad un soggetto segnalato ma non movimentato dalle operazioni
segnalate.
14 Nel caso in cui il rapporto sia stato acceso da meno di 12 mesi, il segnalante indicherà comunque come
periodo di riferimento l’ultimo anno. L’intervallo temporale sarà automaticamente desunto dalla data di
accensione del rapporto.
16
L’esistenza di alcuni legami rappresenta un requisito indispensabile per la
“coerenza” della segnalazione. In via generale:
· non è ammessa la presenza nella segnalazione di soggetti o di operazioni
privi di legami;
· ogni segnalazione deve contenere almeno un legame tra un soggetto
segnalato e un’operazione;
Per ciascun legame il segnalante seleziona gli elementi da collegare (soggetti,
operazioni e rapporti) e ne specifica il tipo di legami nell’ambito di alternative
predefinite (domini). E’ comunque previsto un dominio residuale finalizzato ad
accogliere legami ancora non codificati; in tal caso il segnalante ne fornirà una
sintetica descrizione in un’apposita nota testuale.
a) Legami tra soggetti
Il legame tra soggetti è una relazione intercorrente tra due soggetti segnalati;
può assumere diverse configurazioni, a seconda della sua genesi (es.: rapporti
di parentela, di lavoro, d’affari).
Al fine di esplicitare il ruolo dei soggetti all’interno dei legami, il segnalante
individua convenzionalmente un soggetto ‘primario’ e un soggetto ‘secondario’15
secondo le regole definite nell’allegato 2.
Per i legami tra soggetti valgono le seguenti regole:
· una segnalazione può contenere nessuno, uno o più legami tra soggetti
segnalati;
· tra due soggetti è ammessa la coesistenza di più legami di tipo diverso.
b) Legami tra soggetti e operazioni
Il legame tra soggetto e operazione esprime il ruolo ricoperto dal soggetto
rispetto all’operazione segnalata (es.: esecutore, soggetto per conto del quale è
stata eseguita l’operazione, controparte dell’operazione).
Per i legami tra soggetti e operazioni vale la seguente regola:
15 La distinzione tra il soggetto primario e quello secondario segue il criterio intuitivo del ruolo rispettivamente
‘attivo’ o ‘passivo’ ricoperto nel legame; ad esempio, nei legami ‘rapporto di delega’ e ‘titolarità effettiva’ il
soggetto primario sarà il delegante/titolare effettivo. In alcuni legami (es.: ‘coniugio’, ‘coinvolgimento nella
stessa indagine’) tale distinzione risulta irrilevante e pertanto i soggetti possono essere indifferentemente
qualificati come primari o secondari. All’interno della stessa segnalazione un soggetto può inoltre rivestire, in
legami con soggetti diversi, il ruolo di soggetto primario e secondario
17
· un soggetto può avere legami con nessuna, una o più operazioni.
c) Legami tra soggetti e rapporti
Il legame tra soggetto e rapporto qualifica il ruolo ricoperto dal soggetto rispetto
al rapporto segnalato (es.: intestatario, delegato a operare).
Per i legami tra soggetti e rapporti valgono le seguenti regole:
· un rapporto, non incardinato presso il segnalante, può non aver legami con
alcun soggetto (es: in presenza di versamento di assegno bancario con
firma illeggibile);
· un soggetto può avere legami con più rapporti;
· un rapporto può avere legami con più soggetti (es: in presenza di
cointestazioni o di deleghe multiple a operare).
d) Legami tra operazioni e rapporti
Il legame tra operazione e rapporto è il collegamento tra le operazioni segnalate
e i rapporti che le stesse hanno movimentato.
Per i legami tra operazione e rapporto valgono le seguenti regole:
· per ogni operazione segnalata che abbia movimentato un rapporto deve
essere inserito almeno un legame della specie;
· ciascuna operazione può movimentare nessuno (es. operazioni regolate per
cassa), uno o due rapporti1616
2.3 DATI DESCRITTIVI SULL’OPERATIVITÀ SEGNALATA
E SUI MOTIVI DEL SOSPETTO
La sezione contiene tutte le informazioni qualitative che il segnalante deve
fornire al fine di una chiara, compiuta ed esaustiva comprensione dell’operatività
rappresentata e delle motivazioni che hanno indotto al sospetto.
Dovrà essere privilegiata in tale sezione la presenza di informazioni qualitative
che orientino gli approfondimenti e forniscano elementi di valutazione ulteriori
rispetto a quelli già presenti sotto forma di dati strutturati.
Per motivi di efficacia rappresentativa, è opportuno che in questa sezione non
vengano ripetute tutte le informazioni sulle entità/legami già riportate nelle parti
16 16 In quest’ultimo caso i rapporti corrispondono al rapporto accreditato e a quello addebitato,e per ognuno
di essi deve essere espresso il legame con l’operazione. Se essi sono incardinati presso il segnalante, il tipo
legame è per entrambi ‘movimentazione rapporto gestito dal segnalante’, se uno dei due è incardinato
controparte’
18
strutturate, ma solo quelle strettamente necessarie per la loro individuazione17
17. Per contro, il segnalante avrà cura di riportare tutte le informazioni integrative
che ritiene necessarie per meglio qualificare le entità e i legami.
Il testo dovrà essere redatto seguendo le normali regole di grafia italiane
(caratteri maiuscoli e minuscoli, lettere accentate, segni di interpunzione, ecc.).
a) Descrizione dell’operazione
In questa sezione deve essere fornita una descrizione sintetica delle operazioni
contenute nella parte strutturata della segnalazione e devono essere fornite
informazioni idonee a ricostruire l’intero percorso seguito dai flussi finanziari. In
particolare,
· per gli afflussi di fondi devono essere fornite informazioni anche sull’utilizzo
degli stessi;
· per i deflussi di fondi devono sempre essere fornite informazioni anche sulle
modalità di formazione della provvista.
In ogni caso, deve essere specificato se l’operatività, per tipologia e volumi
trattati, è in linea con il profilo del soggetto segnalato.
Per le operazioni sospette collegate all’erogazione e utilizzo di finanziamenti
pubblici, devono essere fornite informazioni relative agli investimenti finanziati,
al destinatario del finanziamento e alle modalità di utilizzo dei fondi resi
disponibili.
Per le operazioni sospette collegate alla richiesta, all’utilizzo o al rimborso di
finanziamenti erogati da intermediari bancari/finanziari devono essere fornite
informazioni in ordine alle motivazioni sottostanti alla richiesta del
finanziamento, all'utilizzo dello stesso ed alle garanzie prestate dal soggetto
segnalato e/o da terzi e alle modalità di rimborso; in particolare, per le
operazioni di finanziamento mediante l’emissione di titoli di debito sui mercati
16 In quest’ultimo caso i rapporti corrispondono al rapporto accreditato e a quello addebitato,e per ognuno di
essi deve essere espresso il legame con l’operazione. Se essi sono incardinati presso il segnalante, il tipo
legame è per entrambi ‘movimentazione rapporto gestito dal segnalante’, se uno dei due è incardinato
altrove, esso sarà legato all’operazione con il tipo legame ‘movimentazione rapporto gestito
dall’intermediario della controparte’.
17 Ad esempio, un’operazione o un rapporto potrebbero essere richiamati con un indicazione sintetica e con
un riferimento al corrispondente numero progressivo all’interno della segnalazione.
19
finanziari, devono essere fornite informazioni circa l’eventuale partecipazione
del segnalante all'emissione e/o al collocamento dei titoli di debito.
b) Motivi del sospetto
In questa sezione devono essere sempre indicati – anche richiamando il
processo logico-deduttivo seguito – in maniera chiara, sintetica ed esaustiva i
motivi del sospetto che hanno dato origine alla segnalazione.
Il richiamo agli indicatori di anomalia è utile per supportare le valutazioni del
segnalante ma non può esaurire i motivi del sospetto.
La semplice evidenziazione da parte di sistemi automatici di rilevazione di
operazioni anomale secondo criteri oggettivi non può essere considerata
ragione di per sé sufficiente per l'inoltro della segnalazione, ma solo come base
per ulteriori verifiche sulla scorta degli elementi raccolti in merito all'attività del
soggetto ed al suo profilo economico-finanziario; dei risultati di tali ulteriori
verifiche dovrà darsi conto nella presente sezione.
Nel caso in cui il sospetto sia stato generato unicamente dalla ricorrenza di
nominativi in liste relative al terrorismo, andranno specificati gli estremi della
lista/provvedimento di designazione nonché il nominativo esatto del soggetto
riportato nella lista.
2.4 DOCUMENTAZIONE ALLEGATA ALLA SEGNALAZIONE
Il segnalante ha la facoltà di integrare le informazioni contenute nella
segnalazione accludendo documenti elettronici (es.: estratti conto, copie di titoli
di credito, corrispondenza con il cliente) nei più diffusi formati, ivi compresi
estratti dell’AUI relativi all’attività segnalata17 18.
L’invio di documentazione non è da intendersi, e non può mai avvenire, in
sostituzione delle informazioni riportate nelle sezioni strutturate e descrittive
della segnalazione; esso costituisce una funzionalità da attivare solo nei casi in
cui il segnalante ne ravvisi una effettiva e significativa utilità per una più
compiuta e corretta interpretazione del contenuto della segnalazione.
17 In formato txt, il medesimo utilizzato per gli applicativi diagnostici dell’Archivio Unico Informatico.