Adeguata verifica eseguita da un’altra banca: quando si può fare affidamento?

Un cliente è già stato identificato e verificato da un’altra banca. Possiamo utilizzare le informazioni raccolte senza ripetere tutte le attività di adeguata verifica della clientela?

Sì, a determinate condizioni. La responsabilità finale resta però al soggetto obbligato che decide di farvi affidamento.

È il tema della cosiddetta reliance, disciplinata dagli articoli 48 e 49 del Regolamento (UE) 2024/1624, noto come AMLR.

AMLR: attenzione alla data di applicazione

Il regolamento europeo è già entrato in vigore, ma le disposizioni qui esaminate si applicheranno dal 10 luglio 2027.

Occorre quindi distinguere il futuro quadro europeo dalla disciplina italiana attualmente applicabile all’esecuzione dell’adeguata verifica da parte di terzi.

Articolo 48: la responsabilità non si trasferisce

L’AMLR consente di ricorrere ad altri soggetti obbligati per determinate misure riguardanti l’identificazione e la verifica del cliente e del titolare effettivo, nonché la comprensione dello scopo e della natura del rapporto.

Devono essere rispettate le condizioni previste in materia di adeguata verifica, conservazione dei documenti e supervisione, comprese le limitazioni relative ai Paesi terzi.

Il fatto che un’altra banca conosca già il cliente non rende automaticamente sufficienti i dati ricevuti.

Articolo 49: informazioni, documenti e accordo scritto

Il soggetto che fa affidamento sull’altro deve ottenere le informazioni necessarie e assicurarsi la disponibilità, su richiesta, dei documenti e delle fonti utilizzati per le verifiche.

L’articolo 49 prevede la trasmissione senza indugio e comunque entro cinque giorni lavorativi.

Le condizioni di trasmissione devono essere definite in un accordo scritto. All’interno di un gruppo, alle condizioni stabilite dal regolamento, può essere utilizzata una procedura interna di gruppo.

Un esempio pratico: Banca A e Banca B

La Banca A deve instaurare un rapporto con una società già cliente della Banca B.

Ricevere un’anagrafica completa non dovrebbe tradursi nella semplice selezione della voce “CDD completata”.

Sul piano operativo, è opportuno poter ricostruire:

• quale soggetto ha effettuato le verifiche;
• perché è possibile farvi affidamento;
• quali informazioni ed evidenze sono state ricevute;
• quali elementi richiedono integrazioni;
• chi ha valutato la documentazione e assunto la decisione.

La conoscenza già acquisita può evitare duplicazioni, ma deve essere utilizzata attraverso un percorso verificabile.

Il ruolo del gestionale e dell’operatore AML

Un gestionale antiriciclaggio dovrebbe supportare questo percorso, collegando al cliente le richieste, i documenti ricevuti, le eventuali carenze e le decisioni adottate.

La registrazione delle attività, ossia la traccia delle verifiche e delle decisioni, aiuta a comprendere come sia stata valutata l’idoneità delle informazioni.

All’operatore spetta esaminare ciò che riceve e rilevare eventuali incongruenze. Un dato importato correttamente nel sistema non equivale necessariamente a una verifica adeguata.

Fare affidamento sul lavoro di un altro soggetto obbligato richiede condizioni precise e una decisione consapevole: riutilizzare le informazioni non significa trasferire la responsabilità.

Rielaborazione del contributo di Serena Palumbo, avvocata e specialista AML e Financial Crime.

Riferimento normativo: articoli 48 e 49 del Regolamento (UE) 2024/1624.